Vijf tips om op afstand in verbinding te blijven met je team

Vijf tips om op afstand in verbinding te blijven met je team

De huidige onwerkelijke situatie van de Corona crisis dwingt velen van ons om thuis te werken. Hoe hou je als leidinggevende de boel bij elkaar? Hoe hou je de verbinding?

Aan de ene kant omdat we nu meer dan ooit een verantwoordelijkheid hebben voor elkaar en alles moeten doen zodat mensen zich niet geïsoleerd voelen. En aan de andere kant om te zoeken naar manieren om in deze onzekere tijden het werk dat gedaan moet worden, gedaan te krijgen.

Vijf tips die in ieder geval zullen helpen de verbinding zo goed mogelijk te maken ook al kan je niet fysiek bij elkaar zijn.

“A team is not a group of people who work together.
A team is a group of people who trust each other.”
Simon Sinek

1. Maak zoveel mogelijk gebruik van beeld calls.

Aangezien bijna alle meetings en overleggen nu virtueel zullen plaatsvinden en het werk afgezonderd plaatsvindt, is het van groot belang elkaar af en toe te kunnen zien. Elkaar kunnen zien;

– geeft ons meer informatie over hoe het met iemand gaat,

– houdt de concentratie beter vast bij de bespreking,

– en je kan enigszins gebruik maken van non-verbale communicatie

Daarmee zal de kwaliteit van het gesprek toenemen en de meeting zinvoller en vruchtbaarder zijn.

Er zijn vele gratis mogelijkheden om dit te doen. Hieronder een aantal suggesties.

2. Start iedere meeting met een check-in

Zeker met urgente uitdagingen zien we bij meetings en bijeenkomsten dat de deelnemers graag zo snel mogelijk aan de agenda willen beginnen. Tijd om eerst even contact te maken wordt vaak als overbodig gezien. Maar het tegenovergestelde is waar… het kost meer tijd om het niet te doen. De tijd van de check-in win je in efficiëntie van de meeting ruimschoots terug.

Tijdens een check-in krijgt iedere deelnemer aan de meeting de kans te zeggen wat hem of haar op het hart ligt; met welke bagage, energie of verwachtingen diegene naar de meeting is gekomen. Hierin kan je onderscheid maken tussen de persoonlijke check-in (hoe zit jij erbij vandaag?) en de inhoudelijke check-in (wat verwacht je van/uit deze meeting?)

Hierdoor krijg je oog voor de belemmeringen of katalysatoren die handig zijn voor het team, en zeker de leidinggevende, om te weten.

Tijdens de check-in wordt er met aandacht naar elkaar geluisterd en wordt er niet gediscussieerd hierover.

3. Doe een rondje waarbij je iedereen expliciet de spreekbeurt geeft

Tijdens een video conference kan je minder gebruik maken van je non-verbale hints dat je iets wil zeggen. In een fysieke meeting praten we veel minder snel door elkaar omdat we onbewust zien wie er gaat spreken. Je zit wat meer naar voren, heft je kin wat op. Kleine bewegingen en signalen geven ons de informatie om een gesprek te voeren en aan het woord te komen.

Met video conferencing mis je deze informatie. Vandaar dat de voorzitter er goed aan doet met enige regelmaat te checken wat een ieder ervan vindt. Geef een voor een alle deelnemers de gelegenheid te reageren. Zo voorkom je dat mensen met een onuitgesproken mening blijven zitten omdat ze er niet tussen komen, of omdat ze zich onvoldoende betrokken voelen bij de discussie.

4. Stel open vragen

Deze tip staat eigenlijk los van fysiek of virtueel bij elkaar komen. Als je informatie wil, als je wil horen wat iemand vindt, wat er speelt, wat er toe doet…. stel open vragen.

Open vragen beginnen meestal met een vraagwoord, zoals: wat, waar, hoe, wanneer, waarom of wie. Bij het stellen van een open vraag laat je je collega vrij in het formuleren van een antwoord. Hij/zij kan in eigen woorden antwoorden. Open vragen leiden er daarom ook toe dat de ander goed moet nadenken, het helpt vaak de zaken op een rijtje te krijgen en geeft meer gevoel van oprechte interesse en betrokkenheid. Voorbeelden van open vragen:

  • Waar wil je het nu over hebben?
  • Hoe denk je erover?
  • Waarom is dat zo gegaan?
  • Wanneer heb je daar last van?
  • Wat vind je relevant in dit project?

Dit in tegenstelling tot gesloten vragen die de ander beperken in de antwoordmogelijkheden, vaak zelfs tot een simpel ‘ja’ of ‘nee’. De vraagsteller bepaalt hier in hoge mate de loop en richting van het gesprek. Ter check kan dit natuurlijk heel nuttig zijn, maar teveel gesloten vragen maakt dat mensen zich niet gehoord voelen of uitgenodigd om actief mee te denken.

5. Laat je inspireren door andere leiders

Rolmodellen kunnen een grote rol spelen in onze persoonlijke ontwikkeling. Als je anderen bepaald gedrag ziet vertonen, kan dat de mogelijkheden die je ziet voor jezelf en bijvoorbeeld jouw eigen gedrag als leider oprekken. 

Let eens op wat andere leiders doen in bijvoorbeeld deze Corona crisis en kijk en leer.

Wat inspirerende voorbeelden van krachtig leiderschap zijn, is voor iedereen anders. Hieronder toch een aantal voorbeelden van leiderschap in deze crisis die wij in ieder geval inspirerend vonden.

Toespraak Angela Merkel

Toespraak CEO Marriott hotel

Toespraak Mark Rutte

Groeten,

Namens het On-Lime team

Sabine den Hartog, Marieke Kruger, Dorrie Heemskerk & Pauline Goddijn.