Hoe kan zelforganisatie (cyaan organiseren) het best worden ingebracht in een organisatie?
Is het effectiever om eerst theorie en kennis over cyaan organiseren te delen en daarna mensen het laten ervaren en uitvoeren in de praktijk? Of is het juist effectief om te beginnen met de praktijk?
Bij I-safe was er vanaf het begin besloten om te starten met de praktijk. In het beeld van zelfsturend denken werd deze beslissing genomen en op deze manier werd een uitvoerige discussie vermeden, om onbegrip, wantrouwen en weerstand in de nieuwe manier van werken te voorkomen. Het thema dat vaak centraal stond bij de bijeenkomsten sloot er op aan: “Heb jij nog goede ideeën?” of “kom allemaal is met een idee?” Met dit soort vragen werden de mensen getriggerd om zelfinitiatief te nemen, wat heel goed bleek te werken. De medewerkers kregen er een goed gevoel bij en gingen met een positievere houding te werk. De ‘gewoon doen’-methode bleek zeer effectief te zijn.
Een nieuw tijdperk waarin de kracht van organisaties niet ligt in het prestatiegerichte (huidige wereld), maar juist bij de medewerkers en de zelfsturende organisatie. Medewerkers zouden in staat moeten zijn om zelf beslissingen te kunnen nemen en minder afhankelijk te worden van de managers. De huidige hiërarchie kan plaatsmaken voor nieuwe structuren. Nieuwe structuren gebaseerd op transparantie en zelfsturing.
Stapje voor stapje konden personen in de nieuwe werkwijze groeien, waardoor het aanpassingsvermogen van de organisatie groeide en de lange weg naar een zelfsturende organisatie werd verkleind. Door de praktische werkwijze groeiden de personen in de organisatie op alle pijlers (zelfsturing, heelheid en evolutionair doel) op het gebied van cyaan organiseren. Een weg naar cyaan organiseren was geopend. De personeelsleden die met de nieuwe werkwijze waren gestart ervoeren een soort opluchting – “Dit hadden we veel eerder moeten doen” – , nadat de verwarring en spanning voor het nieuwe concept was verdwenen.
De keerzijde
Al met al lijkt bij deze case ‘gewoon doen’ dus het meest effectief om cyaan organiseren door te voeren, of is er toch een keerzijde? Zijn er bepaalde elementen die over het hoofd worden gezien? Ondanks de effectiviteit van de ‘gewoon doen’ methode op het gebied van zelfsturing, bleven een aantal onderliggende gedachtes spelen in de organisatie. De acties op de korte termijn werden onthouden, maar oude aannames en gewoontes zijn nog niet volledig verdwenen. Deze onderliggende gedachten maakte het vrijwel onmogelijk om verder in het proces, veranderen naar een cyane organisatie, te komen. De afgelopen sessie is er om deze reden vooral aandacht besteed aan het reflecteren van de oude normen en waarden en het vastleggen van de nieuw basisprincipes.
Afgelopen sessie
Met als doel het creëren van nieuwe basisprincipes, die de oude aannames in de organisatie konden vervangen, gingen wij de bijeenkomst in. Na bespreken met de groep kwamen de oude aannames vanzelf boven tafel en was het tijd om nieuwe basisprincipes vast te stellen. Bijvoorbeeld, vertrouwen hebben in elkaar, we zijn lid van hetzelfde team en we hebben kennis van elkaars situatie en de organisatie. Ook kwam het basisprincipe (misschien wel de mooiste) – ‘Iedereen is verantwoordelijk voor de zorg van zijn collega’s en hun gezin’ – bij de bijeenkomst aan bod. Langzaam aan verloren de oude aannames hun kracht en kon er weer met een frisse blik naar de organisatie worden gekeken.
Maar wat is nou effectiever en beter?
Werken naar cyaan is niet altijd even makkelijk. In het geval van I-safe bracht de ‘gewoon doen’ mentaliteit het personeel een stuk verder in het proces, maar uiteindelijk zijn er knelpunten, die door gewoon te doen, niet zijn op te lossen. Het afstappen van de oude aannames naar nieuwe basisprincipes en overtuigingen vraagt om besprekingen en informatie. Wij willen dan ook veronderstellen dat de combinatie tussen praktijk en theorie vaak de beste manier is om cyaan te worden.
