Het is alweer een tijdje geleden dat een klant ons vroeg mee te denken over een alternatieve vorm van een functionerings- en beoordelingssystematiek. De klant in kwestie was begonnen met zelfsturing en had afscheid genomen van alle managementfuncties. Dat riep de vraag op hoe functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren als er geen managers zijn om dit te doen.
Gek genoeg val je al snel in de valkuil om een oplossing te zoeken voor het probleem dat er geen manager meer is om het gesprek en de eindbeoordeling te doen. Zo ook bij deze klant. Het resultaat werd een zwak aftreksel van een traditioneel systeem dat in de meeste bedrijven toch al niet goed werkt.
Uiteindelijk hebben we de vraag gesteld: waarom willen jullie een functionerings- en beoordelingssystematiek? Als je durft te kiezen voor een compleet andere organisatievorm zal je bij veel onderwerpen ook het geduld en het lef moeten hebben om terug te gaan naar deze basisvraag: Waarom doen we dit eigenlijk echt? Wat willen we hier nu precies mee bereiken? Lastige vragen die leiden tot een tijdrovende en onrustige zoektocht, maar ook tot creativiteit en innovatie. Met als beloning een systematiek die aansluit bij de principes van de gekozen organisatievorm.
Bij onze klant waren de antwoorden op de vragen als volgt:
- We willen dat iedereen zich kan ontwikkelen en de vrijheid voelt om zelf keuzes te maken voor zijn eigen ontwikkeling binnen het bedrijf
- We willen dat iedereen weet of hij of zij functioneert naar de verwachtingen en standaarden van collega’s en de vrijheid voelt om zelf keuzes te maken hoe hiermee om te gaan.
- We willen de mogelijkheid hebben om afscheid te nemen van een collega als blijkt dat er onvoldoende match is en er ook geen vertrouwen meer is dat dit nog gaat komen.
In de gesprekken werd ook een belangrijke voorwaarde duidelijk: de systematiek moet passen bij de wet en regelgeving van het arbeidsrecht.
Inmiddels is het twee jaar geleden dat een compleet nieuwe reviewsystematiek werd geïntroduceerd. De belangrijkste kenmerken hiervan zijn:
- Een online vragenlijst waar een beoordeling met een toelichting wordt gegeven door collega’s waar het meest mee wordt samengewerkt in het werkproces. De vragenlijst wordt ook door de persoon zelf ingevuld.
- De vragenlijst is compact en richt zich op inzet, collegialiteit, samenwerking, taakuitvoering, zelfsturing, lerend vermogen en leiderschap.
- De resultaten worden in gesprek met een coach doorgenomen en mede als input gebruikt voor een ontwikkelplan.
- Iedereen is zelf verantwoordelijk om aan de gang te gaan met zijn ontwikkelplan.
- Als een beoordeling op meerdere aspecten en/of door meerdere personen onvoldoende is, zal een commissie beoordelen of het ontwikkelplan voldoende ingaat op de feedback die gegeven is.
- In het geval er in de loop der tijd geen positieve ontwikkeling is en de negatieve beoordeling blijft, zal een commissie het besluit nemen om afscheid te nemen.
Het is een simpele aanpak, maar zeer effectief en passend bij de principes van de organisatie(vorm). In het begin was het erg wennen voor iedereen om collega’s te beoordelen en feedback te geven. Inmiddels is de spanning en de voorzichtigheid eraf. Sterker nog het heeft bijgedragen aan een meer open cultuur waarin feedback geven en een conflict benoemen normaal is.
Juist omdat de omstandigheden kunnen veranderen is het belangrijk de bereidheid te hebben systemen hierop aan te passen. Door het ontstaan van de meer open cultuur is het bijvoorbeeld nu normaal geworden om al je collega’s een beknopte samenvatting te mailen met wat jij uit de review hebt gehaald en waar jij je de komende tijd in wilt ontwikkelen. Een mooi voorbeeld van ‘sense and adjust’ om in de termen van Frederic Laloux te spreken.
Mocht je zelf ook op zoek zijn naar systemen en processen die passen bij jullie organisatievorm, dan helpen wij van Inlime jullie hier graag mee op weg.
