Vier tips om de impact van je feedback te vergroten.
Bij de meeste bedrijven wordt feedback vooral gegeven door managers. Helaas, want deze hiërarchische situatie ondermijnt het vermogen om gezamenlijk continu te verbeteren en oplossingen te vinden. Organisaties die zich hebben ingericht zonder hiërarchie (zelfsturend) hebben weliswaar de juiste voedingsbodem maar boksen nog op tegen jarenlange ingesleten gedragspatronen.
Waarom is feedback geven zo lastig? Volgens mij omdat we het niet gewend zijn en nooit echt geleerd hebben. Bij kleine kinderen is aanmoedigen, hulp bieden, tips en waardering geven heel vanzelfsprekend. Op school wennen we echter al snel aan het systeem van beoordelen door middel van cijfers, overgangsnormen, etc. Geen fouten maken wordt de norm in plaats van durven leren. In de werksituatie zetten we deze trend door.
Met de opkomst van de lerende organisatie en zelfsturende organisaties is de behoefte aan medewerkers die in staat zijn om elkaar feedback te geven en te ontvangen sterk toegenomen. Hoe fijn zou het zijn als collega’s elkaar continu durven en kunnen aanspreken. En nog mooier, dat dit gewaardeerd wordt en de ontvanger direct aan de slag gaat om zichzelf met behulp van jouw feedback verder te ontwikkelen.
Te mooi om waar te zijn?! Ik denk het wel. Persoonlijk moet ik er niet aan denken dat ik iedere dag door mijn collega’s op mijn tekortkomingen wordt gewezen. Vaak steeds weer dezelfde. En waar moet ik de energie vandaan halen om collega’s keer op keer op hun fouten te wijzen. Het blijkt dat het stressniveau bij zowel gever als ontvanger ongezond hoog is. Bovendien lijken ze in de praktijk niet zo veel met mijn feedback te doen.
De kritische lezer heeft hier natuurlijk nog wel een paar tips.
Ten eerste: geef positieve feedback. Wat je aandacht geeft groeit. Dus lijkt het logisch om oog te hebben voor wat er goed gaat en elkaar waardering te geven. Dit brengt positieve energie in de organisatie. Dat is beter voor de gezondheid, creativiteit, samenwerking, etc.
Ten tweede: werk aan je vaardigheden om feedback te geven. In een veelvoud aan trainingen kun je leren een ik boodschap te geven, concreet gedrag te benoemen, geen oordeel te geven ‘iemand is niet zo, iemand doet alleen zo’, de hamburgermethode, en andere nuttige vaardigheden.
Ten derde: werk aan je vaardigheden om feedback te ontvangen. Zie het als een cadeau dat iemand je geeft. Waardeer het gebaar en bepaal daarna zelf wat je met het cadeautje gaat doen. In plaats van ertegenin te gaan met argumenten en verklaringen. Wist je trouwens dat feedback soms meer zegt over de gever dan over de ontvanger?
Toch ben ik ondanks al deze tips en trainingen, nog nooit iemand tegengekomen die tevreden is over de wijze waarop feedback wordt toegepast in hun organisatie.
Dit komt doordat wij alles maar feedback noemen.
Veel feedback is geen echte feedback. Vraag jezelf altijd af wat je wilt bereiken met jouw feedback?
En maak dan een keuze voor je strategie en gedrag.
- Wil je je frustratie kwijt? Hang dan een boksbal op!
Altijd beter dan in een verhit moment je collega gaan aanspreken. Verwar een boksbal niet met mensen. Dus ook niet anderen de dupe laten worden van jouw frustraties. Misschien wel de ergste en meest voorkomende vorm hiervan is dat je je verhaal inclusief je emoties aan een andere collega vertelt. Waarna het sympathiek luisterende oor vervolgens leeggezogen van energie achter blijft.
- Wil je de ander helpen zich te ontwikkelen? Neem dan één of twee keer ruim de tijd om feedback te geven.
Bereid je goed voor en neem de tijd, pas alle feedbackregels toe. En onthoud; het gaat hierin niet om jou maar om de ander. Hoe kun je jouw feedback brengen waardoor de ander het kan horen? Dat is niet hetzelfde als jouw feedback afzwakken. Zorgvuldigheid is hier de sleutel tot succes. Besef vooral dat continu de feedback herhalen hetzelfde effect heeft als de poster aan de muur die je al lang niet meer ziet.
- Wil je van een collega een betere inhoud, kwaliteit of oplossing? Dan kun je in de dagelijkse praktijk beter oplossingsgerichte gesprekken voeren.
Leg de focus op de inhoud en niet op het persoonlijk functioneren. Het mooie is dat je hier altijd mee aan de slag kan, zolang je niet stiekem doel 1 en 2 erbij haalt. Te vaak lopen deze verschillende doelen door elkaar heen. Dit brengt verwarring en heeft met name als resultaat heeft, dat dingen persoonlijk worden waar dat niet functioneel is.
- Wil je van je collega af? Dossier opbouwen.
In deze situatie heeft het zin om feedback regelmatig te geven en vast te leggen. Hiermee groeit bij beide partijen het besef dat de match er niet is. De kunst is om dit proces volgens de principes van fair proces te laten verlopen.
