Is het in jullie organisatie altijd duidelijk wie verantwoordelijk is om een besluit te nemen? En op welke wijze dit besluit dient te worden genomen? Het blijkt dat veel organisaties worstelen met besluitvormingsprocessen. En dat heeft direct impact op de organisatiecultuur en je bedrijfsresultaat.
In de meeste organisaties wordt verwacht dat medewerkers pro-actief zijn en eigen verantwoordelijkheid nemen. En de gemiddelde medewerker wil dit zelf ook. Daar past een strak autocratisch besluitvormingsmodel niet meer bij. Maar wat dan wel? Er zijn uiteraard genoeg alternatieven. Helaas kiezen we hier niet bewust voor, met als resultaat dat een besluit soms (lang) uitblijft, een besluit geen besluit blijkt te zijn (want we gaan het toch anders doen) of betrokkenen niet op de hoogte zijn van het besluit en wat er van hen verwacht wordt.
Twee situaties zien we met de toename van professionals en zelfsturende organisatievormen meer en meer gebeuren:
Ten eerste dat als het spannend wordt gedelegeerde besluitvorming achteraf wordt overruled. En het wordt al snel spannend als de inhoud/kwaliteit niet in lijn ligt met de verwachting van de hogere leiding. Mensen leren zich in te dekken en de organisatiecultuur kenmerkt zich al snel door korte termijn gerichtheid, roddelen en afschuiven.
Ten tweede schieten we nogal eens door in onze voorkeur voor het consensusmodel. Dit is het model waarbij we net zolang aanpassen en zoeken tot we een besluit hebben gevonden waar iedereen het mee eens is. Buiten het feit dat dit trage besluitvorming oplevert resulteert het meer dan eens in een compromis waar de organisatie niet echt wat aan heeft. Niet In een wereld waar veranderingen elkaar in sneltreinvaart opvolgen en de concurrentie op de loer ligt. De organisatiecultuur kenmerkt zich door onduidelijkheid, interne focus (navelstaren) en te veel nadruk leggen op de onderlinge relaties.
Wat te doen om dit te voorkomen?
- Zorg dat het duidelijk is dat er een besluit genomen moet worden en waarover.Klinkt vreemd maar ik maak echt mee dat er lange gesprekken gevoerd worden zonder dat er ooit een besluit genomen wordt. Of dat we ver afdwalen van het onderwerp.
- Kies bewust een besluitvormingsmodel of -afspraken en zorg dat alle betrokkenen hiervan op de hoogte zijn. Welk model je kiest hangt af van:
- Tijd (mate van urgentie)
- Kwaliteit (mate van complexiteit, afbreukrisico)
- Middelen
- Draagvlak
- Impact
- Hou vast aan de gekozen afspraken. Wees je ervan bewust welke impact het heeft op de bedrijfscultuur als je dit niet doet.
- Experimenteer met minder bekende besluitvormingsmodellen.Kijk waar je valkuil ligt (te snel, te stroperig, de kwaliteit, het draagvlak, etc.) en probeer eens een model dat deze valkuil aanpakt. Durf te leren! Durf je organisatiecultuur te veranderen!
